Notion: qué es y cómo utilizarlo

notion crm y tareas

Notion es un software de gestión que eleva la organización de tareas a un nivel superior. Funciona como una multiplataforma, disponible para Windows, Android, iOS y Mac, que centraliza todas las herramientas necesarias para gestionar nuestras vidas de manera fácil y sencilla. Su funcionalidad tanto en línea como fuera de línea, al sincronizarse con una red WiFi, le otorga versatilidad.

 

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La herramienta todo en uno para organizar tu vida

En un mundo lleno de responsabilidades y tareas diarias, la gestión eficiente se vuelve esencial. Este programa surge como un rayo de luz prometiendo simplificar este caos y reunir todo lo necesario en un solo lugar.

Características clave de Notion:

Tomar notas y crear listas: Proporciona un espacio libre para tomar notas y crear listas.

Mesa virtual: Un tablero virtual te permite reanudar y etiquetar tus tareas principales. También facilita la visualización de las tareas pendientes.

Importación de archivos: Importa archivos de texto, hojas de cálculo, Word y archivos HTML. Se conecta con plataformas como Google Docs, Dropbox Paper o Evernote.

Colaboración en Equipo: La versión gratuita permite hasta cinco colaboradores. Comparte información, crea paneles de tareas compartidas y gestiona proyectos.

¿Cómo usar Notion?

Aunque tiene muchísimos complementos que te permiten organizar tus tareas, es una plataforma sencilla de entender. Desde la versión gratuita hasta los planes de pago, su flexibilidad se adapta a distintas necesidades. Vamos a explorar cada paso, desde la creación de cuenta hasta el aprovechamiento de bloques para potenciar tu productividad.

Creación de cuenta y planes de suscripción. Ofrece cuatro planes: gratuito, personal, para equipos y empresarial. La elección se realiza en los ajustes. La diferencia clave radica en la cantidad de bloques (1000 vs ilimitado) y tamaño de archivos (5 MB vs ilimitado).

Creando una cuenta:

  1. Ve a notion.so y selecciona ‘Registrarse’.
  1. Ingresa tu correo y el código de confirmación.
  2. Completa con tu nombre y apellido.
  3. Elige entre espacio personal o para un grupo.

Espacio Personal: Accede a la página principal con una plantilla de bienvenida.

Espacio para un Grupo: Indica nombre, integrantes y roles. Puedes habilitar plantillas.

Nota: Con correo institucional, Notion reconocerá la información y solicitará detalles adicionales.

Notion permite personalizar tu ‘espacio de trabajo’. Para novatos, las plantillas son aliadas. Selecciona desde la columna izquierda o explora en ‘Galería de plantillas completa’ si no encuentras lo que necesitas.

Creando páginas y comprendiendo bloques:

Páginas:

  • Para comenzar desde cero, seleccione ‘Agregar una página’.
  • Para agregar a una columna existente, utilice el botón + o arrastrar.

Bloques:

Antes de profundizar, los bloques son las herramientas clave: texto, páginas, tablas, imágenes, archivos y más. Comienza un bloque escribiendo texto o usando ‘/’ seguido de la función deseada.

Uso de bloques comunes

Tareas por Hacer. Usa ‘/to-do’ para una caja de tareas. Para un sistema avanzado, ‘/Board’ para un tablero con tarjetas.

Tablas en Noción. ‘/table’ para tablas regulares. Las tablas son poderosas, permitiendo páginas dentro de ellas para organización avanzada.

Archivos y otros bloques. ‘/file’ para subir archivos. Otros bloques incluyen ‘/web bookmark’ para enlaces, ‘/calendar’ para calendarios, ‘/image’ o ‘/video’ para medios, y ‘/math ecuación’ para fórmulas matemáticas básicas.

Completamente versátil

Uso personal: La interfaz minimalista es perfecta para organizar la vida diaria. Desde la lista de compras hasta la planificación de viajes, Notion simplifica la gestión de tareas.

Estudiantes: Ideal para gestionar anotaciones, lecturas y trabajos desde cualquier dispositivo. Permite llevar un calendario de trabajos y solicitudes para no perder fechas importantes.

Profesorado: Ayuda a organizar el contenido de clases, corregir trabajos y marcar el calendario de exámenes.

Autónomos: Mejora la organización diaria de autónomos, desde proyectos hasta facturas. Unifica tareas en una misma plataforma de manera intuitiva.

Empresas: Es una herramienta completa para la gestión empresarial. Organiza tareas, proyectos, calendarios de reuniones y procesos de onboarding.

Integraciones fundamentales

Además de su amplio abanico de funciones, Notion te brinda la oportunidad de conectar con más bloques fundamentales para la organización de tu día a día. Entre ellas se encuentran tres principales que harán de tu vida aún más fácil de lo que ya puede ser con esta plataforma:

Integrando Google Calendar

Aunque no hay integración directa con Google Calendar, hay dos soluciones prácticas para visualizar y sincronizar eventos.

Solución 1: Incrustar Calendario de Google en Notion. Esta opción te permite ver el calendario de Google directamente, aunque sin la capacidad de editar o añadir eventos. Ideal para organizarse a través del Dashboard.

  1. Desde Google Calendar, selecciona el calendario y elige ‘Configurar y compartir’.
  2. Marque la opción para hacer público el calendario.
  3. Copia la URL pública del calendario.
  4. Pega el enlace en la página y elige ‘Crear incrustar’.
  5. Visualiza los eventos, pero ten en cuenta que no puedes editarlos desde Notion.

Consideraciones Importantes. Al hacer público el calendario, cualquier persona puede acceder, así que evita información privada. Útil para la gestión de eventos públicos en organizaciones.

Solución 2: Sincronización mediante Automate.io. Esta opción utiliza la API y servicios de terceros como Automate.io para sincronizar Google Calendar y Notion bidireccionalmente.

  1. Regístrate en Automate.io , elige Notion y Google Calendar.
  2. Crea dos ‘BOTs’: uno para eventos de Google Calendar a Notion y otro inverso.

Primera Automatización (Google Calendar a Notion):

  • Disparador: Evento añadido en Google Calendar.
  • Acción: Añadir elemento a la base de datos (elige una base de datos de calendario).
  • Configura campos como resumen, descripción y fechas.

Segunda Automatización (Notion a Google Calendar):

  • Disparador: Nuevo elemento en la base de datos.
  • Acción: Añadir evento en Google Calendar.
  • Configura campos como título, descripción y fechas.

Consideraciones Importantes. Evita crear automatizaciones sobre el mismo calendario para evitar bucles. Automate.io puede tener limitaciones en el plan gratuito, con ejecuciones cada 5 minutos.

Estas soluciones te permitirán superar la falta de integración directa y aprovechar al máximo tanto Notion como Google Calendar. ¡Organiza tus eventos de manera eficiente!

 

Integrando Contact Form 7 para conectar con los leads de WordPress

Esta combinación permite que las entradas de formulario se añadan directamente a Notion, brindando una solución eficiente para gestionar y organizar la información recopilada:

Configurando la conexión con Notion. El proceso de integración es sencillo y solo necesitas seguir algunos pasos iniciales:

Configuración inicial. Asegúrate de tener tanto Contact Form 7 como el complemento de integración instalados en tu WordPress. Accede a la configuración del formulario y verás una nueva pestaña de Notion.

Configuración de la conexión. Activa la opción ‘Agregar envíos de formularios a su base de datos’. Aparecerán opciones adicionales para vincular tu formulario con Notion.

Selección de Base de Datos. Elige la base de datos a la que deseas que se añadan los datos del formulario.

Proceso de Uso: Paso a paso

Ahora que has configurado la conexión, veamos cómo usar efectivamente esta integración.

Creación de formulario. Diseña tu formulario en Contact Form 7, asegurándote de incluir al menos un campo de correo electrónico y el campo de consentimiento si es necesario.

Activación de Conexión. En la pestaña Notion, marca la casilla ‘Agregar envíos de formularios a su base de datos’ para activar la conexión.

Selección de Base de Datos. Elije la base de datos específicos de Notion donde deseas almacenar los datos del formulario.

Asignación de Campos. Asigna los campos del formulario a las columnas correspondientes de tu base de datos de Notion.

Guardar configuración. Haga clic en ‘Guardar configuración’ para confirmar la configuración.

Con estos pasos, tu formulario de Contact Form 7 ahora está vinculado a Notion, permitiendo que cada envío se refleje automáticamente en la base de datos seleccionada.

 

Integración de correo electrónico

Este potente complemento permite asignar a cada base de datos de Notion una dirección de correo electrónico exclusiva, proporcionando una manera única y eficaz de gestionar la correspondencia electrónica. Descubramos cómo aprovechar al máximo esta integración y convertir tu espacio de trabajo de Notion en un centro de correo electrónico eficiente.

 

Conectando tu espacio de trabajo con NotionSender

Registro y Conexión Inicial. Comienza creando tu cuenta en NotionSender. Una vez registrado, dirígete a la sección ‘Integraciones’ y elige ‘Connect Notion Workspace’. Sigue las instrucciones para establecer una conexión segura entre NotionSender y tu cuenta de Notion. Concede acceso a al menos una página, permitiendo la integración efectiva.

Configurando tu base de datos

Creación o selección de base de datos. Crea una nueva base de datos en Notion o selecciona una existente donde desees almacenar o enviar correos electrónicos. Otorga acceso a al menos una página para crear nuevas bases de datos con NotionSender.

Guardando correos electrónicos

Obteniendo una dirección de correo electrónico única. Una vez configurada la base de datos, NotionSender proporcionará una dirección de correo electrónico única vinculada a esa base de datos específica. Utiliza esta dirección de correo electrónico personal de NotionSender para reenviar o enviar correos electrónicos, que se registrarán automáticamente en la base de datos de Notion designada.

Enviando correos electrónicos directamente

Creación y envío de correos electrónicos. En tu base de datos de Notion Outbox, crea una nueva página y formatea la información como lo harías con un correo electrónico convencional, incluyendo destinatario, asunto y cuerpo. Una vez que el contenido esté listo en Notion, utiliza la funcionalidad de NotionSender para enviarlo directamente a los destinatarios especificados.

Automatizando el proceso de envío de correos electrónicos. NotionSender no solo facilita el almacenamiento de correos electrónicos en Notion, sino que también ofrece una automatización basada en el estado de la página.

 

Descubre otra herramienta útil para tu empresa: Whatsapp Business

Conclusiones

Notion va más allá de ser una plataforma de gestión; se convierte en tu segundo cerebro digital, ayudándote a alcanzar tu máximo potencial. Su versatilidad y capacidad de adaptación hacen de Notion una herramienta esencial para cualquier persona, desde estudiantes hasta empresas, que busque simplificar y optimizar su organización diaria. ¡Descubre el poder de Notion y lleva tu productividad al siguiente nivel!

 

 

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